Airtable ha lanzado recientemente Portals, una función diseñada para simplificar la colaboración con usuarios externos como clientes, proveedores y socios. Con Portals, puedes crear una experiencia personalizada y segura para invitados al ofrecer una página de inicio de sesión personalizada que brinda acceso fácil a tu aplicación de Airtable. Esta innovación hace que compartir datos relevantes sea más sencillo y seguro que nunca.

¿Por qué es importante?‍

Portals te permite dar acceso a usuarios externos o invitados a las Interfaces de Airtable sin que necesiten adquirir una licencia completa de Airtable. Esto significa que puedes colaborar con partes externas a un costo reducido. Los precios del complemento Portals comienzan en $8 por invitado al mes o $120 al mes para 15 invitados y un portal.

Casos de uso clave para Portals:

• Portal para clientes: Brinda a tus clientes acceso en tiempo real a actualizaciones de proyectos y entregables.
• Gestión de proveedores: Simplifica la comunicación y el intercambio de documentos con proveedores.
• Colaboración con socios: Facilita el intercambio de datos con socios comerciales.
• Atención al cliente: Mejora la experiencia del cliente con opciones de autoservicio, preguntas frecuentes y seguimiento de tickets de soporte.

Es importante destacar que un invitado se define como un usuario que no comparte el dominio de correo electrónico de tu equipo o empresa, o que utiliza un dominio personal (por ejemplo, gmail.com, yahoo.com). Esto asegura que los miembros del equipo no puedan ser tratados como invitados para reducir los costos de licencia.

¿En qué se diferencia de las Interfaces de Airtable?‍

Las Interfaces de Airtable han estado disponibles por un tiempo y permiten compartir acceso a los datos subyacentes de Airtable de forma personalizada. Con Interfaces, puedes controlar qué partes de la base de datos son visibles y editables, adaptando la experiencia según tus necesidades.

La principal diferencia con Portals es la capacidad de inicio de sesión externo. En lugar de iniciar sesión directamente en Airtable, los usuarios externos acceden a tu portal personalizado para interactuar con las Interfaces de Airtable. Esto proporciona una experiencia más profesional y personalizada.

Características clave:

• Página de inicio de sesión personalizada: Permite que los colaboradores externos accedan a tu Interface de Airtable sin necesidad de iniciar sesión directamente en Airtable.
• Permisos granulares: Controla exactamente qué pueden ver y editar los invitados, asegurando una colaboración segura y personalizada.
• Marca blanca (próximamente): Personaliza tu portal adaptándolo a tu marca. Agrega el logotipo de tu empresa y personaliza el fondo para lograr un aspecto profesional y cohesivo.

¿Cómo empezar con Portals?

‍Portals está actualmente en beta para clientes de los planes Teams, Business y Enterprise Scale. Si eres elegible, puedes agregar el complemento Portals para invitar a usuarios externos y gestionar su acceso fácilmente.

Como proveedor confiable de copias de seguridad para Airtable, ProBackup garantiza que tus datos permanezcan seguros sin importar cómo evolucionen las funciones de Airtable. ¡Mantente atento para más actualizaciones sobre esta poderosa herramienta!

Mira Portals en acción‍

Aquí tienes algunos videos tutoriales para explorar Airtable Portals:

ProBackup Destaca lo Mejor de ClickUp en 2024

ClickUp terminó 2023 con fuerza con el lanzamiento de ClickUp 3.0. A medida que 2024 llega a su fin, queríamos comprobar si mantuvieron su impulso (spoiler: ¡lo hicieron!).

Aquí te presentamos algunas de las actualizaciones más importantes que ClickUp añadió o mejoró en 2024.

ClickUp Chat

ClickUp está cumpliendo su promesa de convertirse en "la única app que reemplaza a todas" con ClickUp Chat. Antes, podías comunicarte comentando en tareas y documentos, pero ahora ClickUp Chat tiene su propio lugar en la barra lateral (aquí te explicamos cómo activarlo).

Las funciones son familiares: publicar anuncios, enviar mensajes directos a tus colegas y crear canales para cada departamento. Su mayor ventaja es la integración profunda con otras partes de la app. Aquí hay dos ejemplos:

• Crea una vista de chat para una lista específica para pedir actualizaciones generales relacionadas con ese equipo o lista.
• Convierte conversaciones en tareas con un solo clic y enlaza chats con elementos de trabajo relacionados.

Además, puedes usar la opción de IA para sugerir respuestas y resumir conversaciones. Esto nos lleva a otra mejora significativa...

ClickUp Brain

El auge de la IA generó inicialmente escepticismo, pero 2024 demostró que llegó para quedarse. Muchos de los grandes jugadores de SaaS están integrando IA en sus apps, y ClickUp lidera el camino con características de IA impresionantes para la productividad.

Al iniciar sesión, las nuevas funciones de IA son fáciles de encontrar. El widget rosa en la esquina inferior derecha da acceso rápido para resumir, redactar o hacer preguntas. Es una forma ingeniosa de destacar los tres casos principales de uso de IA dentro de ClickUp:

• Resumir: Selecciona texto en ClickUp y "pregunta a la IA" para resumir, mejorar, alargar o acortar. También puedes revisar ortografía y gramática o traducirlo. ¡Es muy útil y rápido!
• Redactor: Esta función te ayuda a crear textos nuevos. Úsalo para cualquier cosa: generar una plantilla de acta de reunión, redactar una agenda de lluvia de ideas o escribir un correo de retroalimentación. Aunque el resultado suele ser impresionante, se recomienda una revisión humana.
• Preguntar a la IA: Esta opción te permite hacer preguntas al cerebro de ClickUp. Es la función más novedosa y aún no la hemos explorado mucho. En teoría, puedes pedir a la IA que resuma actualizaciones de proyectos o explique un proceso de equipo.

Whiteboards 3.0

En diciembre, ClickUp lanzó la tercera versión de ClickUp Whiteboards. Esta versión es una reconstrucción completa, con un diseño elegante y capacidades potentes. Con características mejoradas y una velocidad impresionante, ahora es más fácil trabajar y colaborar en tiempo real con tu equipo en el mismo tablero.

ClickUp añadió cientos de nuevas plantillas profesionales diseñadas para lluvias de ideas, planificación de proyectos y más. También introdujo generación de imágenes con IA, que transforma texto en visuales impresionantes en segundos. Estas actualizaciones facilitan el inicio de sesiones y la generación rápida de ideas.

Cuando termines, convierte las ideas del tablero en tareas, haciendo que sea sencillo transformar sesiones de lluvia de ideas en tareas asignadas. También puedes exportar el tablero como PDF, PNG o JPEG.

Clips 3.0

Con Clips, puedes crear y compartir videos al instante, facilitando la comunicación clara y efectiva. El proceso es tan simple como grabar, compartir tu pantalla y enviar tus ideas al equipo más rápido que escribiendo una respuesta.

Clips destaca porque se integra perfectamente en las plataformas donde ya trabajas. No necesitas cambiar a Loom ni subir archivos.

La flexibilidad al compartir Clips es notable: incrusta un Clip directamente en ClickUp, envía un enlace público a personas fuera de tu espacio de trabajo o descarga el archivo de video. Cada Clip que grabes, ya sea en un comentario, tarea o documento, se almacena automáticamente en el Hub de Clips (accesible desde la barra de navegación).

Conclusión

Está claro que ClickUp ha tenido otro gran año con nuevas y mejoradas características. ¡Este emocionante desarrollo nos hace esperar aún más las innovadoras funciones que traerán en 2025!

Como gerente de producto de Pro Backup, trabajo mucho con las aplicaciones de administración de proyectos con las que nos integramos: no solo exploramos sus funciones principales para garantizar una solución de respaldo profundamente integrada, sino que también hacemos un seguimiento de sus nuevas funciones y actualizaciones. Hablamos con muchos socios de implementación sobre sus necesidades y solicitudes, lo que nos permite comprender bien los puntos fuertes y débiles de las aplicaciones de gestión de proyectos más populares.

Con una variedad de opciones al alcance de la mano, elegir la herramienta adecuada puede mejorar significativamente la productividad y agilizar los flujos de trabajo. En este artículo, queríamos ofrecer una visión general de las mejores herramientas que dominan actualmente el mercado, cada una de las cuales destaca de manera única. Ya sea para la administración de datos, la automatización o la pizarra colaborativa, tenemos la información necesaria para ayudarlo a tomar una decisión informada en esta era digital.

Por qué usar una aplicación de gestión de proyectos

En nuestro entorno competitivo de divulgación digital, el uso de una aplicación de gestión de proyectos se ha convertido más en una necesidad que en un lujo. Estas plataformas de productividad ofrecen muchos beneficios que simplifican los flujos de trabajo, mejoran la productividad y fomentan la colaboración, independientemente del tamaño del equipo o del sector. Algunas de las principales razones por las que podrías considerar la posibilidad de utilizar una aplicación de administración incluyen:

1. Organización mejorada: Las aplicaciones proporcionan una plataforma estructurada para gestionar las tareas, los proyectos y los plazos. Permiten organizar el trabajo en segmentos manejables, garantizando que nada pase desapercibido. Esta organización es crucial para realizar un seguimiento de varios proyectos y cumplir con los plazos.
2. Comunicación y colaboración mejoradas: Estas aplicaciones suelen incluir herramientas que facilitan una mejor colaboración en equipo. Ya sea para asignar tareas, compartir actualizaciones o enviar comentarios, todo sucede en un solo lugar, lo que reduce la necesidad de largas conversaciones de correo electrónico y reuniones.
3. Accesibilidad y flexibilidad: Las aplicaciones en la nube tienen una funcionalidad basada en la nube, lo que significa que ofrecen la flexibilidad de acceder a su trabajo en cualquier lugar y en cualquier momento. Esta accesibilidad es esencial para los equipos remotos o para las personas que viajan con frecuencia.
4. Gestión del tiempo y eficiencia: Al proporcionar una descripción general de las tareas y los plazos, estas aplicaciones ayudan a priorizar el trabajo, lo que lleva a una mejor gestión del tiempo. Muchas de estas aplicaciones en la nube también incluyen funciones de seguimiento del tiempo, que ofrecen información sobre el tiempo dedicado a cada tarea, lo que resulta valioso para el análisis de la productividad.
5. Toma de decisiones basada en datos: Muchas de estas plataformas de productividad tienen herramientas de generación de informes que proporcionan datos e información sobre el progreso del proyecto, el rendimiento del equipo y la asignación de recursos. Esta información es vital para tomar decisiones informadas y elaborar estrategias para proyectos futuros.

Las aplicaciones de gestión de proyectos son la columna vertebral de los métodos de trabajo modernos, eficientes y prácticos. Simplifican la gestión de tareas y contribuyen a una cultura de trabajo más organizada, colaborativa y basada en los datos.

Herramientas de administración de tareas con Asana

Asana es una amplia herramienta de gestión de proyectos que se destaca por organizar el trabajo en tareas y proyectos manejables. Ofrece varias vistas, que incluyen listas, calendarios, cronogramas, diagramas de Gantt y tableros Kanban, lo que la hace versátil para las diferentes necesidades del equipo. Asana permite delegar tareas de forma eficaz y jerárquica, empezando por definir los objetivos y los hitos, para luego estructurar tus proyectos con fechas límite y responsabilidades claras.

Su función de campos personalizados permite una organización personalizada de las tareas, lo que facilita la clasificación y el filtrado. Además, Asana proporciona actualizaciones de estado, seguimiento del tiempo y paneles de informes en tiempo real, que ofrecen información sobre el progreso del equipo. Es compatible con los flujos de trabajo automatizados y la administración de recursos, y se integra con varias herramientas populares, lo que mejora la coordinación y la eficiencia generales del equipo.

Tácticas de priorización con Trello

Trello es una aplicación de gestión de proyectos versátil conocida por su facilidad de uso y su enfoque visual para organizar proyectos. Emplea el clásico sistema Kanban con tarjetas y tableros, lo que permite a los equipos crear, asignar y realizar un seguimiento visual de las tareas. Hoy en día, muchas aplicaciones ofrecen una opción de kanban similar, pero creemos que es más divertido trabajar con el sistema Kanban de Trello. La configuración flexible de Trello es ideal para diversas metodologías, incluidas Scrum y Kanban, por lo que es adecuada para una amplia gama de proyectos y equipos.

Sus características incluyen tableros, listas y tarjetas personalizables, junto con integraciones con otras herramientas populares, lo que mejora su funcionalidad. La simplicidad y el atractivo visual de Trello lo convierten en una opción popular entre los equipos que priorizan la facilidad de uso y una comunicación clara.

Hacerlo todo con ClickUp

ClickUp se erige como una herramienta de gestión de proyectos multifacética, que ofrece un conjunto de funciones para satisfacer las diversas necesidades laborales. Es altamente personalizable, con más de 35 ClickApps para personalizar la gestión de tareas. Las funciones principales incluyen subtareas anidadas, listas de verificación, seguimiento del tiempo, grabación de voz y vídeo y una variedad de vistas, como la lista, el tablero y el calendario.

ClickUp mejora la colaboración en equipo con herramientas de chat, intercambio de documentos y revisión en tiempo real. También se destaca en la automatización, ya que ofrece más de 50 acciones para agilizar los flujos de trabajo. Incluso ofrece funciones como grabación de vídeo y pizarras blancas. La plataforma se integra perfectamente con más de 1000 herramientas, lo que la convierte en la mejor opción para la gestión de proyectos adaptable, el trabajo remoto y la colaboración en equipo. Con todo esto, ClickUp cumple su promesa de crear «una aplicación que las sustituya a todas». Si quieres evitar cambiar de aplicación con demasiada frecuencia, entonces ClickUp podría ser la solución ideal para ti.

Representación visual con Notion

Notion es conocida por sus excepcionales paneles visuales, que permiten una experiencia de gestión de proyectos altamente personalizada y flexible. Su interfaz permite la planificación y el seguimiento complejos de proyectos con tablas personalizables y vistas de cronogramas. La fortaleza de Notion reside en su capacidad de representar visualmente información compleja, lo que hace que la supervisión de los proyectos sea más intuitiva y accesible.

La versatilidad de la plataforma se extiende a la gestión de tareas con vistas de calendario, la incorporación de diversos tipos de contenido y la oferta de un espacio de trabajo cohesionado que puede adaptarse a los distintos requisitos del proyecto. Este enfoque visual garantiza una visión general clara y atractiva de los proyectos, lo que mejora la colaboración y la productividad del equipo.

Presente conjuntos de datos con Airtable

Airtable se destaca en la gestión de conjuntos de datos complejos y en la creación de tablas vinculadas, lo que la convierte en una poderosa herramienta para la organización y el análisis de datos. Ofrece la flexibilidad de una base de datos con la facilidad de una hoja de cálculo. Los usuarios pueden personalizar los campos para almacenar varios tipos de datos, vincular registros entre tablas para mostrar cómo se relacionan los datos y crear vistas que muestren esta información de manera significativa (por ejemplo, tabla, kanban, calendario).

Los variados tipos de campos de Airtable, como las casillas de verificación, los menús desplegables y los archivos adjuntos, mejoran su capacidad para gestionar diversas necesidades de datos, por lo que es ideal para la gestión detallada de proyectos y el análisis integral de datos. Al centrarse en la vista de tabla, Airtable es el candidato ideal cuando tienes que trabajar con una cantidad mayor (digamos más de 100) registros en un proyecto o base.

Automatice su trabajo con Monday

Monday.com es una plataforma dinámica de gestión de proyectos que combina de forma única la automatización con otras funciones avanzadas. Ofrece una automatización personalizable para agilizar los flujos de trabajo y reducir las tareas manuales mediante la automatización de las asignaciones de tareas, las actualizaciones de estado y las notificaciones. La mayoría de las aplicaciones de gestión de proyectos ofrecen algún tipo de automatización, pero creemos que monday.com destaca en este dominio. El proceso de creación de nuevas automatizaciones es a la vez muy intuitivo y detallado, lo que te permite crear automatizaciones avanzadas en un abrir y cerrar de ojos.

Además, Monday.com ofrece plantillas personalizables, vistas diversas, como líneas de tiempo y Kanban, e integraciones perfectas con otras herramientas. Esta combinación de automatización y versatilidad mejora la colaboración y la productividad del equipo, lo que convierte a Monday.com en una solución integral para diversas necesidades empresariales, a la vez que mantiene una interfaz fácil de usar y visualmente atractiva.

Manejo de pizarras blancas con Miro

Miro es una plataforma sólida conocida por sus amplias capacidades de pizarra, ideal para la lluvia de ideas creativa y la planificación colaborativa. Cuenta con un lienzo infinito que permite a los equipos trazar ideas libremente, con herramientas como notas adhesivas y dibujos inteligentes.

Miro también admite varios estilos de trabajo con plantillas personalizables e integraciones perfectas con otras aplicaciones en la nube. Esto hace que sea perfecto para que diversos equipos colaboren visualmente, independientemente de su ubicación. El énfasis de Miro en las pizarras blancas y las herramientas visuales fomenta una forma dinámica y atractiva de gestionar proyectos e ideas. Si quieres centrarte en la generación de ideas y la lluvia de ideas, en lugar de hacer un seguimiento de las tareas y los proyectos, Miro es la herramienta ideal para ti.

Aplicaciones en la nube en la actualidad

Cada una de estas aplicaciones ha abordado la gestión de proyectos desde un ángulo diferente: Trello comenzó con su diseño Kanban, Airtable se centró en las hojas de cálculo, Miro en las pizarras blancas, etc. Sin embargo, en los últimos años, cada una de estas aplicaciones ha agregado funciones que las acercaron entre sí. Esto complica el proceso de selección, aunque cada aplicación se ocupa de diferentes aspectos de la gestión del trabajo y de los proyectos. La elección de la aplicación adecuada depende de los requisitos específicos de los proyectos y de la dinámica del equipo, por lo que es fundamental explorar y comprender los puntos fuertes de cada herramienta.

Cuando se trata de la gestión de proyectos, hay muchas herramientas en el mercado. Si bien tener opciones es fantástico, la verdad es que todas estas plataformas competidoras pueden hacer que elegir el servicio de gestión de proyectos adecuado para tu equipo sea como buscar una aguja en un pajar sin fin.

Ahí es donde entramos nosotros.

Hoy, profundizamos en tres de las principales plataformas de gestión de proyectos de la actualidad: Asana, Trello y Monday.com. No solo eso, te proporcionaremos información sobre los tipos de equipos y proyectos que mejor se adaptan a cada plataforma para que puedas tomar una decisión informada sobre el futuro de tu operación.

¡Vayamos directamente al grano!

Asana

Como plataforma de gestión de proyectos tradicional con más de 15 años en el mercado, Asana ofrece a los equipos infinitas opciones para la colaboración, la automatización y la creación de un flujo de trabajo totalmente integrado. Con opciones de planes gratuitos y de pago, Asana facilita a las organizaciones la personalización de sus planes en función del tamaño de su equipo, lo que la convierte en una opción sólida para las operaciones que buscan escalar.

Pros

Más de 100 integraciones de software

¿Estás cansado de cambiar constantemente de una plataforma a otra en tu flujo de trabajo? Asana elimina los obstáculos en tus operaciones con más de 100 integraciones de software que incluyen las herramientas que tu equipo ya conoce y ama, como Microsoft Teams y Google Workspace.

Automatización personalizada

Tu flujo de trabajo se basa en tus reglas. Por eso, Asana se esfuerza por ofrecer más oportunidades de personalización a sus usuarios, permitiéndote automatizar tus procesos según tus propios criterios. Esta función ayuda a eliminar el estrés de las tareas rutinarias y le da a tu equipo la libertad de concentrarse en los trabajos más urgentes.

Vistas múltiples

Desde listas y cronogramas hasta calendarios y seguimiento del progreso, Asana permite a todos los usuarios acceder a múltiples puntos de vista para cada tarea. En última instancia, esto se traduce en menos errores en el flujo de trabajo y en una mayor priorización de los proyectos más importantes.

¿Para quién es?

Asana es una plataforma versátil para equipos de todos los tamaños, pero creemos que esta herramienta funciona mejor para las organizaciones ágiles con equipos reducidos. Solo con el plan gratuito, Asana admite hasta 15 usuarios, y los usuarios adicionales solo costarán 10,99€ por usuario al mes a partir de ese momento.

Contras

Dado que la versión de pago de Asana cobra por usuario cada mes, esta plataforma puede resultar algo cara para los equipos u organizaciones más grandes que prevén agregar nuevos miembros a medida que crecen.

Trello

Lanzado en 2011, Trello ofrece a los usuarios un enfoque único para la gestión de proyectos que fusiona la simplicidad, la eficiencia y la colaboración, todo en uno. A diferencia de otras plataformas populares impulsadas por equipos, Trello presenta un diseño inspirado en Kanban que utiliza señales visuales para fomentar una mejor organización y agilizar los flujos de trabajo. En pocas palabras, Trello es un enfoque elegante y moderno para la gestión de proyectos que es fácil y accesible para todos los miembros de tu equipo.

Pros

Formato de estilo de lista

En esencia, Trello es una herramienta de creación de listas. Si bien esto puede parecer restrictivo en términos de gestión de proyectos, la plataforma permite a los usuarios crear columnas, tableros y tarjetas de proyectos únicos que se pueden mover sin problemas de una lista a la siguiente. Esto crea un sistema de seguimiento de proyectos impulsado visualmente que elimina el estrés de averiguar qué tareas requieren más atención.

Interfaz fácil de usar

Como Trello sigue una metodología Kanban simplificada para la organización, la plataforma es naturalmente fácil de usar. Con solo unos pocos clics, los miembros del equipo pueden asignar tareas, crear subproyectos en cada tarjeta y hacer avanzar su trabajo en el proceso de ejecución de los proyectos sin necesidad de herramientas o formación adicionales.

Optimizado para dispositivos móviles

Una de las características más atractivas de Trello es su optimización móvil, que permite a los equipos trabajar de forma más eficaz desde cualquier parte del mundo. Esto lo convierte en la opción ideal para equipos con miembros que trabajan de forma remota en todo el mundo o que necesitan ajustar su flujo de trabajo mientras están fuera de casa.

¿Para quién es?

Gracias a su simplicidad, Trello es la opción ideal para los equipos que necesitan trabajar con rapidez para hacer avanzar los proyectos e incorporar nuevos miembros con regularidad. Y lo que es más importante, Trello ofrece un plan gratuito y tres niveles de pago, lo que te permite encontrar el precio perfecto para tu operación.

Contras

Si bien es posible que nos encante Trello por su formato tipo lista, esto también puede dificultar la administración de tareas complejas y puede requerir integraciones adicionales para gestionar proyectos a gran escala.

Monday.com

A pesar de ser una de las plataformas de gestión de proyectos más nuevas del mercado, Monday.com ha acumulado un seguimiento fiel de usuarios desde su lanzamiento en 2019, y por una buena razón. Esta plataforma basada en la nube ofrece algunas de las mejores herramientas de personalización y colaboración del mercado, lo que le ha valido un gran reconocimiento por parte de organizaciones con equipos diversos. Además, Monday.com ofrece atención al cliente en vivo las 24 horas del día, los 7 días de la semana para sus usuarios, algo poco común en el ámbito de la gestión de proyectos.

Pros

Cuadros de mandos visuales

Cuando necesites una instantánea rápida del estado de tu proyecto, Monday.com es lo que necesitas. La plataforma utiliza paneles visuales para ofrecerte información sobre todos los proyectos actuales y vistas personalizables de Kanban, estilos de listas y otras.

Colaboraciones en tiempo real

La colaboración es el corazón y el alma del enfoque de gestión de proyectos de Monday.com, que ofrece herramientas de colaboración en tiempo real que pueden utilizar varios miembros del equipo a la vez. Esto te permite crear un acceso personalizado para que usuarios específicos editen tareas, asignen proyectos colaborativos y todo lo demás.

Impulsado por la personalización

Al igual que Asana, Monday.com también apuesta en gran medida por la personalización y la automatización. Esto permite a las organizaciones establecer sus propias reglas y crear un flujo de trabajo exclusivo para sus tareas, y la plataforma cuenta con más de 200 plantillas de proyectos personalizables para ayudarte a empezar.

¿Para quién es?

Monday.com ofrece planes gratuitos y flexibles que van hasta 16 por mes, lo que lo convierte en una excelente opción para equipos pequeños y emprendedores que recién comienzan a hacer crecer sus operaciones. Sin embargo, gracias a su creciente importancia en el mercado, sospechamos que las organizaciones de todos los tamaños pronto aprovecharán los beneficios de Monday.com.

Contras

Como Monday.com todavía es relativamente nuevo, la marca sigue evolucionando su enfoque de la gestión de proyectos, lo que puede provocar dudas por parte de los altos mandos y de la alta dirección.

¿Qué herramienta de gestión de proyectos es la adecuada para usted?

No importa el tamaño y el alcance de su equipo, sin duda hay muchas herramientas de gestión de proyectos diseñadas para satisfacer sus necesidades. Ya sea que busques un enfoque tradicional para organizar las tareas, como Asana, una alternativa reducida, como Trello, o la innovadora combinación de ambos mundos de Monday.com, tu equipo está seguro de que trabajará de manera más eficiente que nunca.

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Cuando tienes cinco tareas pendientes antes del final del día, tres reuniones a las que asistir y cuatro llamadas de seguimiento que hacer, es fácil que tus ideas se confundan. Si te mantienes al tanto de tus tareas y deberes sin tener una forma de mantenerte organizado, la calidad de tu trabajo puede empezar a deteriorarse. Una de las mejores maneras de poner orden en tu lista de tareas pendientes es con una aplicación de gestión del trabajo como Monday.com.

A continuación, destacaremos algunas de las mejores funciones de Monday.com y te ayudaremos a ver cómo utilizarlas para facilitar tu agenda diaria. Si optimizas tus tareas, lograrás más en menos tiempo, lo que te permitirá dedicar momentos valiosos a las cosas que realmente importan.

¿Qué es Monday.com?

Monday.com es una herramienta de gestión del trabajo basada en la nube que conecta virtualmente a los miembros del equipo y proporciona una plataforma flexible para todo tipo de trabajo. Diseñada para aumentar la productividad y fomentar la colaboración, ofrece formas de delegar y controlar las responsabilidades de equipos y empresas de todos los tamaños.

Su interfaz fácil de usar y sus plantillas personalizables, como los tableros Kanban y los diagramas de Gantt, lo convierten en una opción popular para una gestión de proyectos optimizada. Esta plataforma es la mejor para los grupos que buscan organizar su trabajo, hacer un seguimiento del progreso y colaborar de manera más eficiente en un espacio centralizado.

1. Optimización del flujo de trabajo con la automatización

La automatización en plataformas como Monday.com permite reemplazar las tareas manuales y repetitivas por procesos automatizados. Este cambio ahorra tiempo y minimiza la posibilidad de errores humanos. Por ejemplo, cuando se actualiza el estado de una tarea, se puede enviar una notificación a los miembros pertinentes del equipo. De este modo, todo el mundo recibe al instante información sobre las actualizaciones del proyecto, lo que reduce la frecuencia de los seguimientos manuales.

La automatización permite la ejecución uniforme de las tareas rutinarias. Esta coherencia ayuda a mantener un flujo fluido de operaciones y mantiene a los miembros del equipo concentrados en sus responsabilidades principales. Monday.com facilita una mejor administración de los recursos. Promueve la asignación de tareas en función de la disponibilidad o la experiencia de los miembros del equipo, lo que conduce a una distribución más equilibrada de la carga de trabajo y a una función de trabajo más ágil y libre de errores.

2. Mejora de la colaboración con funciones de gestión de equipos

Las funciones de administración de equipos de Monday.com están diseñadas para fomentar un entorno colaborativo, lo que facilita que los equipos trabajen juntos de manera eficiente, independientemente de su ubicación. Una característica importante es la capacidad de comunicación en tiempo real. Esto permite a los miembros del equipo discutir proyectos, compartir actualizaciones y resolver problemas directamente desde la plataforma. De este modo, se elimina la necesidad de utilizar largas cadenas de correo electrónico o aplicaciones de mensajería externas, y todas las comunicaciones se mantienen centralizadas y accesibles.

Disponer de un espacio de trabajo compartido en el que los miembros del equipo puedan ver, editar y gestionar las tareas de forma colectiva contribuye a mantener la transparencia. Esto mantiene a todos informados y ayuda a los gerentes o líderes de tareas a supervisar el estado de cada proyecto. Del mismo modo, los líderes de equipo pueden asignar tareas a miembros específicos y hacer un seguimiento del progreso para garantizar la responsabilidad y distribuir la carga de trabajo de manera uniforme.

Estas funciones de colaboración mejoran el trabajo en equipo y contribuyen a un entorno de trabajo más organizado y productivo. Al proporcionar herramientas que facilitan la comunicación y el intercambio de recursos, Monday.com puede mejorar la eficiencia general de los equipos.

3. Espacios de trabajo personalizables para una eficiencia personalizada

Los espacios de trabajo personalizables permiten a las empresas adaptar sus tableros en línea a sus necesidades específicas. Esta individualización se extiende a toda la plataforma, incluidos los tableros de proyectos, los flujos de trabajo y los paneles.

Por ejemplo, un equipo de marketing puede personalizar su tablero para hacer un seguimiento del progreso de la campaña con columnas para las etapas, los presupuestos y los plazos de la campaña. Sin embargo, un equipo de desarrollo de software puede configurar un tablero que siga sus ciclos de sprints con columnas para la planificación, el desarrollo, las pruebas y la implementación de los sprints.

Como la personalización lleva un tiempo del que las empresas no suelen disponer, Monday.com ofrece una amplia variedad de plantillas, como una plantilla de planificación de contenido para los equipos editoriales o una plantilla de hoja de ruta de proyectos para los directores de proyectos. Estas se pueden adaptar aún más para cumplir con los requisitos específicos del proyecto. La capacidad de ajustar estos elementos significa que cada equipo, independientemente de su tamaño o la complejidad de sus proyectos, puede configurar un espacio de trabajo que se alinee perfectamente con sus requisitos operativos.

4. Integración con otras herramientas

La integración de las aplicaciones de administración con otras herramientas y servicios populares permite una sincronización y un intercambio de datos sin interrupciones en diferentes plataformas, lo que garantiza que los usuarios puedan mantener un flujo de trabajo coherente sin tener que cambiar constantemente de una aplicación a otra. Monday.com se integra con herramientas de comunicación comunes, como Slack y Microsoft Teams, lo que agiliza la colaboración en grupo. También se conecta con los servicios de almacenamiento en la nube, como Google Drive y Dropbox, lo que simplifica el acceso y el intercambio de archivos.

Estas integraciones ahorran tiempo y reducen la posibilidad de errores al transferir datos manualmente entre sistemas. Permiten un flujo de trabajo más eficiente, en el que las actualizaciones de la información en una plataforma se reflejan automáticamente en las demás.

5. Datos de seguimiento e informes

Si bien muchas aplicaciones de gestión empresarial ofrecen funciones de análisis de datos, no todas se corresponden con la información que Monday.com puede ofrecer. Algunas de las herramientas de análisis específicas que se utilizan en Monday.com incluyen:

• Widget de descripción general: Sigue el estado de todos los proyectos en función del número de tareas restantes. El widget muestra visualmente si los proyectos van por buen camino, se han completado o están en riesgo al mostrar una barra de progreso fácil de entender junto a cada tarea.
• Vista de información sobre el rendimiento: Esta función registra cuánto tiempo se han gastado los artículos en estados o fases específicos, y ofrece datos valiosos sobre las tareas del equipo y el progreso del proyecto. Es similar a la descripción general, pero es más específica en función de los plazos.
• Busca todo: Al igual que la función «Buscar» de los documentos, la herramienta Buscar todo te permite encontrar cualquier palabra clave en tu tablero de Monday.com. Supongamos que necesitas encontrar los proyectos que tienes asignados, solo tienes que buscar tu nombre. También puedes usar la palabra «Atascado» para localizar las tareas que tardan más de lo esperado en completarse.
• Nube de palabras: Esta herramienta de visualización convierte los datos textuales en información más significativa, destacando los términos clave de una manera visualmente impactante. Le indica qué términos clave se mencionan con más frecuencia en todos los ámbitos.

Hay docenas de herramientas adicionales en Monday.com para analizar el desempeño empresarial. Cada una de ellas conduce a decisiones más informadas y a procesos simplificados al mejorar la gestión del flujo de trabajo y la productividad.

Libere la productividad y la colaboración con Monday.com

Cuando quieras añadir un poco (o mucho) más de orden al flujo de trabajo de tu empresa, Monday.com puede ser tu herramienta. Su gran cantidad de funciones pueden ayudar a mejorar la colaboración en equipo y aumentar la productividad general.

Cuando utilices Monday.com, aunque esté basado en la nube, no permitas que la pérdida inesperada de datos obstaculice el progreso de tu equipo. Para proteger tu trabajo, ten en cuenta la seguridad y la tranquilidad adicionales que ofrece Pro Backup. De esta forma, todo tu contenido e información confidencial están seguros y se pueden recuperar, pase lo que pase.