Blog de Pro Backup

Cuando se trata de la gestión de proyectos, hay muchas herramientas en el mercado. Si bien tener opciones es fantástico, la verdad es que todas estas plataformas competidoras pueden hacer que elegir el servicio de gestión de proyectos adecuado para tu equipo sea como buscar una aguja en un pajar sin fin.

Ahí es donde entramos nosotros.

Hoy, profundizamos en tres de las principales plataformas de gestión de proyectos de la actualidad: Asana, Trello y Monday.com. No solo eso, te proporcionaremos información sobre los tipos de equipos y proyectos que mejor se adaptan a cada plataforma para que puedas tomar una decisión informada sobre el futuro de tu operación.

¡Vayamos directamente al grano!

Asana

Como plataforma de gestión de proyectos tradicional con más de 15 años en el mercado, Asana ofrece a los equipos infinitas opciones para la colaboración, la automatización y la creación de un flujo de trabajo totalmente integrado. Con opciones de planes gratuitos y de pago, Asana facilita a las organizaciones la personalización de sus planes en función del tamaño de su equipo, lo que la convierte en una opción sólida para las operaciones que buscan escalar.

Pros

Más de 100 integraciones de software

¿Estás cansado de cambiar constantemente de una plataforma a otra en tu flujo de trabajo? Asana elimina los obstáculos en tus operaciones con más de 100 integraciones de software que incluyen las herramientas que tu equipo ya conoce y ama, como Microsoft Teams y Google Workspace.

Automatización personalizada

Tu flujo de trabajo se basa en tus reglas. Por eso, Asana se esfuerza por ofrecer más oportunidades de personalización a sus usuarios, permitiéndote automatizar tus procesos según tus propios criterios. Esta función ayuda a eliminar el estrés de las tareas rutinarias y le da a tu equipo la libertad de concentrarse en los trabajos más urgentes.

Vistas múltiples

Desde listas y cronogramas hasta calendarios y seguimiento del progreso, Asana permite a todos los usuarios acceder a múltiples puntos de vista para cada tarea. En última instancia, esto se traduce en menos errores en el flujo de trabajo y en una mayor priorización de los proyectos más importantes.

¿Para quién es?

Asana es una plataforma versátil para equipos de todos los tamaños, pero creemos que esta herramienta funciona mejor para las organizaciones ágiles con equipos reducidos. Solo con el plan gratuito, Asana admite hasta 15 usuarios, y los usuarios adicionales solo costarán 10,99€ por usuario al mes a partir de ese momento.

Contras

Dado que la versión de pago de Asana cobra por usuario cada mes, esta plataforma puede resultar algo cara para los equipos u organizaciones más grandes que prevén agregar nuevos miembros a medida que crecen.

Trello

Lanzado en 2011, Trello ofrece a los usuarios un enfoque único para la gestión de proyectos que fusiona la simplicidad, la eficiencia y la colaboración, todo en uno. A diferencia de otras plataformas populares impulsadas por equipos, Trello presenta un diseño inspirado en Kanban que utiliza señales visuales para fomentar una mejor organización y agilizar los flujos de trabajo. En pocas palabras, Trello es un enfoque elegante y moderno para la gestión de proyectos que es fácil y accesible para todos los miembros de tu equipo.

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Formato de estilo de lista

En esencia, Trello es una herramienta de creación de listas. Si bien esto puede parecer restrictivo en términos de gestión de proyectos, la plataforma permite a los usuarios crear columnas, tableros y tarjetas de proyectos únicos que se pueden mover sin problemas de una lista a la siguiente. Esto crea un sistema de seguimiento de proyectos impulsado visualmente que elimina el estrés de averiguar qué tareas requieren más atención.

Interfaz fácil de usar

Como Trello sigue una metodología Kanban simplificada para la organización, la plataforma es naturalmente fácil de usar. Con solo unos pocos clics, los miembros del equipo pueden asignar tareas, crear subproyectos en cada tarjeta y hacer avanzar su trabajo en el proceso de ejecución de los proyectos sin necesidad de herramientas o formación adicionales.

Optimizado para dispositivos móviles

Una de las características más atractivas de Trello es su optimización móvil, que permite a los equipos trabajar de forma más eficaz desde cualquier parte del mundo. Esto lo convierte en la opción ideal para equipos con miembros que trabajan de forma remota en todo el mundo o que necesitan ajustar su flujo de trabajo mientras están fuera de casa.

¿Para quién es?

Gracias a su simplicidad, Trello es la opción ideal para los equipos que necesitan trabajar con rapidez para hacer avanzar los proyectos e incorporar nuevos miembros con regularidad. Y lo que es más importante, Trello ofrece un plan gratuito y tres niveles de pago, lo que te permite encontrar el precio perfecto para tu operación.

Contras

Si bien es posible que nos encante Trello por su formato tipo lista, esto también puede dificultar la administración de tareas complejas y puede requerir integraciones adicionales para gestionar proyectos a gran escala.

Monday.com

A pesar de ser una de las plataformas de gestión de proyectos más nuevas del mercado, Monday.com ha acumulado un seguimiento fiel de usuarios desde su lanzamiento en 2019, y por una buena razón. Esta plataforma basada en la nube ofrece algunas de las mejores herramientas de personalización y colaboración del mercado, lo que le ha valido un gran reconocimiento por parte de organizaciones con equipos diversos. Además, Monday.com ofrece atención al cliente en vivo las 24 horas del día, los 7 días de la semana para sus usuarios, algo poco común en el ámbito de la gestión de proyectos.

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Cuadros de mandos visuales

Cuando necesites una instantánea rápida del estado de tu proyecto, Monday.com es lo que necesitas. La plataforma utiliza paneles visuales para ofrecerte información sobre todos los proyectos actuales y vistas personalizables de Kanban, estilos de listas y otras.

Colaboraciones en tiempo real

La colaboración es el corazón y el alma del enfoque de gestión de proyectos de Monday.com, que ofrece herramientas de colaboración en tiempo real que pueden utilizar varios miembros del equipo a la vez. Esto te permite crear un acceso personalizado para que usuarios específicos editen tareas, asignen proyectos colaborativos y todo lo demás.

Impulsado por la personalización

Al igual que Asana, Monday.com también apuesta en gran medida por la personalización y la automatización. Esto permite a las organizaciones establecer sus propias reglas y crear un flujo de trabajo exclusivo para sus tareas, y la plataforma cuenta con más de 200 plantillas de proyectos personalizables para ayudarte a empezar.

¿Para quién es?

Monday.com ofrece planes gratuitos y flexibles que van hasta 16 por mes, lo que lo convierte en una excelente opción para equipos pequeños y emprendedores que recién comienzan a hacer crecer sus operaciones. Sin embargo, gracias a su creciente importancia en el mercado, sospechamos que las organizaciones de todos los tamaños pronto aprovecharán los beneficios de Monday.com.

Contras

Como Monday.com todavía es relativamente nuevo, la marca sigue evolucionando su enfoque de la gestión de proyectos, lo que puede provocar dudas por parte de los altos mandos y de la alta dirección.

¿Qué herramienta de gestión de proyectos es la adecuada para usted?

No importa el tamaño y el alcance de su equipo, sin duda hay muchas herramientas de gestión de proyectos diseñadas para satisfacer sus necesidades. Ya sea que busques un enfoque tradicional para organizar las tareas, como Asana, una alternativa reducida, como Trello, o la innovadora combinación de ambos mundos de Monday.com, tu equipo está seguro de que trabajará de manera más eficiente que nunca.

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Cuando tienes cinco tareas pendientes antes del final del día, tres reuniones a las que asistir y cuatro llamadas de seguimiento que hacer, es fácil que tus ideas se confundan. Si te mantienes al tanto de tus tareas y deberes sin tener una forma de mantenerte organizado, la calidad de tu trabajo puede empezar a deteriorarse. Una de las mejores maneras de poner orden en tu lista de tareas pendientes es con una aplicación de gestión del trabajo como Monday.com.

A continuación, destacaremos algunas de las mejores funciones de Monday.com y te ayudaremos a ver cómo utilizarlas para facilitar tu agenda diaria. Si optimizas tus tareas, lograrás más en menos tiempo, lo que te permitirá dedicar momentos valiosos a las cosas que realmente importan.

¿Qué es Monday.com?

Monday.com es una herramienta de gestión del trabajo basada en la nube que conecta virtualmente a los miembros del equipo y proporciona una plataforma flexible para todo tipo de trabajo. Diseñada para aumentar la productividad y fomentar la colaboración, ofrece formas de delegar y controlar las responsabilidades de equipos y empresas de todos los tamaños.

Su interfaz fácil de usar y sus plantillas personalizables, como los tableros Kanban y los diagramas de Gantt, lo convierten en una opción popular para una gestión de proyectos optimizada. Esta plataforma es la mejor para los grupos que buscan organizar su trabajo, hacer un seguimiento del progreso y colaborar de manera más eficiente en un espacio centralizado.

1. Optimización del flujo de trabajo con la automatización

La automatización en plataformas como Monday.com permite reemplazar las tareas manuales y repetitivas por procesos automatizados. Este cambio ahorra tiempo y minimiza la posibilidad de errores humanos. Por ejemplo, cuando se actualiza el estado de una tarea, se puede enviar una notificación a los miembros pertinentes del equipo. De este modo, todo el mundo recibe al instante información sobre las actualizaciones del proyecto, lo que reduce la frecuencia de los seguimientos manuales.

La automatización permite la ejecución uniforme de las tareas rutinarias. Esta coherencia ayuda a mantener un flujo fluido de operaciones y mantiene a los miembros del equipo concentrados en sus responsabilidades principales. Monday.com facilita una mejor administración de los recursos. Promueve la asignación de tareas en función de la disponibilidad o la experiencia de los miembros del equipo, lo que conduce a una distribución más equilibrada de la carga de trabajo y a una función de trabajo más ágil y libre de errores.

2. Mejora de la colaboración con funciones de gestión de equipos

Las funciones de administración de equipos de Monday.com están diseñadas para fomentar un entorno colaborativo, lo que facilita que los equipos trabajen juntos de manera eficiente, independientemente de su ubicación. Una característica importante es la capacidad de comunicación en tiempo real. Esto permite a los miembros del equipo discutir proyectos, compartir actualizaciones y resolver problemas directamente desde la plataforma. De este modo, se elimina la necesidad de utilizar largas cadenas de correo electrónico o aplicaciones de mensajería externas, y todas las comunicaciones se mantienen centralizadas y accesibles.

Disponer de un espacio de trabajo compartido en el que los miembros del equipo puedan ver, editar y gestionar las tareas de forma colectiva contribuye a mantener la transparencia. Esto mantiene a todos informados y ayuda a los gerentes o líderes de tareas a supervisar el estado de cada proyecto. Del mismo modo, los líderes de equipo pueden asignar tareas a miembros específicos y hacer un seguimiento del progreso para garantizar la responsabilidad y distribuir la carga de trabajo de manera uniforme.

Estas funciones de colaboración mejoran el trabajo en equipo y contribuyen a un entorno de trabajo más organizado y productivo. Al proporcionar herramientas que facilitan la comunicación y el intercambio de recursos, Monday.com puede mejorar la eficiencia general de los equipos.

3. Espacios de trabajo personalizables para una eficiencia personalizada

Los espacios de trabajo personalizables permiten a las empresas adaptar sus tableros en línea a sus necesidades específicas. Esta individualización se extiende a toda la plataforma, incluidos los tableros de proyectos, los flujos de trabajo y los paneles.

Por ejemplo, un equipo de marketing puede personalizar su tablero para hacer un seguimiento del progreso de la campaña con columnas para las etapas, los presupuestos y los plazos de la campaña. Sin embargo, un equipo de desarrollo de software puede configurar un tablero que siga sus ciclos de sprints con columnas para la planificación, el desarrollo, las pruebas y la implementación de los sprints.

Como la personalización lleva un tiempo del que las empresas no suelen disponer, Monday.com ofrece una amplia variedad de plantillas, como una plantilla de planificación de contenido para los equipos editoriales o una plantilla de hoja de ruta de proyectos para los directores de proyectos. Estas se pueden adaptar aún más para cumplir con los requisitos específicos del proyecto. La capacidad de ajustar estos elementos significa que cada equipo, independientemente de su tamaño o la complejidad de sus proyectos, puede configurar un espacio de trabajo que se alinee perfectamente con sus requisitos operativos.

4. Integración con otras herramientas

La integración de las aplicaciones de administración con otras herramientas y servicios populares permite una sincronización y un intercambio de datos sin interrupciones en diferentes plataformas, lo que garantiza que los usuarios puedan mantener un flujo de trabajo coherente sin tener que cambiar constantemente de una aplicación a otra. Monday.com se integra con herramientas de comunicación comunes, como Slack y Microsoft Teams, lo que agiliza la colaboración en grupo. También se conecta con los servicios de almacenamiento en la nube, como Google Drive y Dropbox, lo que simplifica el acceso y el intercambio de archivos.

Estas integraciones ahorran tiempo y reducen la posibilidad de errores al transferir datos manualmente entre sistemas. Permiten un flujo de trabajo más eficiente, en el que las actualizaciones de la información en una plataforma se reflejan automáticamente en las demás.

5. Datos de seguimiento e informes

Si bien muchas aplicaciones de gestión empresarial ofrecen funciones de análisis de datos, no todas se corresponden con la información que Monday.com puede ofrecer. Algunas de las herramientas de análisis específicas que se utilizan en Monday.com incluyen:

• Widget de descripción general: Sigue el estado de todos los proyectos en función del número de tareas restantes. El widget muestra visualmente si los proyectos van por buen camino, se han completado o están en riesgo al mostrar una barra de progreso fácil de entender junto a cada tarea.
• Vista de información sobre el rendimiento: Esta función registra cuánto tiempo se han gastado los artículos en estados o fases específicos, y ofrece datos valiosos sobre las tareas del equipo y el progreso del proyecto. Es similar a la descripción general, pero es más específica en función de los plazos.
• Busca todo: Al igual que la función «Buscar» de los documentos, la herramienta Buscar todo te permite encontrar cualquier palabra clave en tu tablero de Monday.com. Supongamos que necesitas encontrar los proyectos que tienes asignados, solo tienes que buscar tu nombre. También puedes usar la palabra «Atascado» para localizar las tareas que tardan más de lo esperado en completarse.
• Nube de palabras: Esta herramienta de visualización convierte los datos textuales en información más significativa, destacando los términos clave de una manera visualmente impactante. Le indica qué términos clave se mencionan con más frecuencia en todos los ámbitos.

Hay docenas de herramientas adicionales en Monday.com para analizar el desempeño empresarial. Cada una de ellas conduce a decisiones más informadas y a procesos simplificados al mejorar la gestión del flujo de trabajo y la productividad.

Libere la productividad y la colaboración con Monday.com

Cuando quieras añadir un poco (o mucho) más de orden al flujo de trabajo de tu empresa, Monday.com puede ser tu herramienta. Su gran cantidad de funciones pueden ayudar a mejorar la colaboración en equipo y aumentar la productividad general.

Cuando utilices Monday.com, aunque esté basado en la nube, no permitas que la pérdida inesperada de datos obstaculice el progreso de tu equipo. Para proteger tu trabajo, ten en cuenta la seguridad y la tranquilidad adicionales que ofrece Pro Backup. De esta forma, todo tu contenido e información confidencial están seguros y se pueden recuperar, pase lo que pase.